Informativa sulla privacy

Parte B: Applicazione (app.agency-atelier.ch)

Titolare del trattamento dei dati personali nell'applicazione app.agency-atelier.ch è Marcel Heiniger, ditta individuale che opera con il marchio agency-atelier, Ipsachstrasse 1, 2563 Ipsach, Svizzera. Per questioni di protezione dei dati può scriverci a hello@agency-atelier.com.

La presente informativa (parte B) si applica all'uso dell'applicazione da parte dei nostri clienti e delle persone che essi invitano nella loro organizzazione. Per il sito agency-atelier.ch e per gli aspetti non disciplinati qui (fornitori incaricati, sicurezza dei dati, Suoi ulteriori diritti, diritto di ricorso all'IFPDT) si applica a titolo complementare l'informativa sulla privacy del sito (parte A, disponibile in tedesco): https://agency-atelier.ch/datenschutz/. Per l'applicazione, in caso di divergenze prevale la presente parte B.

B.1 Dati trattati. Dati dell'account (nome, indirizzo e-mail, password solo sotto forma di valore hash irreversibile, dati dell'autenticazione a due fattori), dati relativi all'organizzazione e al contratto (ragione sociale, indirizzo, piano scelto, stato dell'abbonamento e dei pagamenti) nonché i dati di registrazione di cui al n. B.2. I pagamenti sono gestiti dal nostro fornitore Payrexx AG (Svizzera); non riceviamo i dati delle carte.

B.2 Registro delle modifiche (audit log). Ogni transazione nell'applicazione fa parte dell'esecuzione del contratto. Registriamo quindi le operazioni che Lei o le persone della Sua organizzazione eseguono nell'applicazione, in particolare la registrazione, la conclusione, la modifica, la disdetta e la riattivazione dell'abbonamento, i pagamenti e i rimborsi, gli inviti, i cambi di ruolo, le chiavi API e il ripristino dei dati dell'organizzazione. Una voce indica chi ha agito (identificativo utente o tipo di attore), quando, quale azione è stata eseguita su quale oggetto e quali dati sono stati modificati. A seconda dell'operazione, può inoltre contenere l'indirizzo e-mail della persona che agisce al momento dell'operazione, l'indirizzo IP e l'identificativo del browser (user agent). Le operazioni avviate dal sistema stesso (notifiche del fornitore di pagamento, processi pianificati) sono registrate come operazioni di sistema.

Scopo: prova della conclusione, del contenuto e dell'esecuzione del contratto, tracciabilità dei libri contabili, sicurezza della piattaforma e prevenzione degli abusi. Non utilizziamo il registro per pubblicità, profilazione o sorveglianza del comportamento dei collaboratori.

Motivo giustificativo: trattamento di dati concernenti la controparte in relazione diretta con la conclusione e l'esecuzione del contratto (art. 31 cpv. 2 lett. a LPD) e nostro interesse preponderante alla conservazione delle prove (art. 31 cpv. 1 LPD), quest'ultimo anche per le persone invitate che non sono esse stesse parti del contratto. Se applicabile il GDPR: art. 6 par. 1 lett. b e f GDPR.

Conservazione: 10 anni a decorrere dalla fine dell'anno civile dell'operazione, in conformità al termine di prescrizione dell'art. 127 CO; successivamente le voci sono cancellate o anonimizzate. Ciò vale anche dopo la fine del contratto e dopo la cancellazione dell'organizzazione. Le voci non possono essere modificate successivamente.

Consultazione: le persone con diritti di amministrazione nella Sua organizzazione possono consultare il registro dell'organizzazione.

I Suoi diritti: può chiedere in qualsiasi momento informazioni sulle voci che La riguardano. La cancellazione o la rettifica di singole voci prima della scadenza non è possibile nella misura in cui sono necessarie per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; in tal caso limitiamo il trattamento a questo scopo e, su richiesta, aggiungiamo un'annotazione di contestazione. Può indirizzare la Sua richiesta all'indirizzo indicato sopra.

B.3 Dati di terzi (trattamento su incarico). I dati personali di terzi che Lei registra nell'applicazione (p. es. contatti, clienti, note, fatture, richieste di supporto) sono trattati da noi in qualità di responsabile del trattamento, esclusivamente per Suo conto e secondo le Sue istruzioni; la responsabilità per questi dati è Sua. Su richiesta Le mettiamo a disposizione un contratto di trattamento dei dati su incarico.

Fornitore e-mail da Lei scelto: le e-mail che invia dall'applicazione (p. es. fatture, offerte, solleciti) passano attraverso il fornitore e-mail che la Sua organizzazione ha scelto e collegato nelle impostazioni (p. es. Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace / Gmail, Cloudflare Email Service, Resend o il Suo server SMTP). Trasmettiamo queste e-mail a tale fornitore su Sua istruzione. Il fornitore le tratta in base al Suo contratto con esso e non è un nostro responsabile del trattamento. A seconda del fornitore, le e-mail e i relativi allegati possono essere trattati al di fuori della Svizzera, in particolare negli Stati Uniti; le indicazioni sui nostri fornitori di servizi e sulla conservazione dei dati in Svizzera (parte A) non si applicano a tale fornitore. La scelta del fornitore e il contratto con esso, inclusa l'eventuale comunicazione di dati all'estero che ne deriva, sono di Sua responsabilità. Per il collegamento conserviamo in forma cifrata le credenziali necessarie (password per le app, chiave API o token di accesso Microsoft) e, per Microsoft, l'indirizzo della casella collegata. Le cancelliamo quando cambia fornitore o elimina la configurazione; nei backup restano fino alla loro cancellazione periodica. Può inoltre revocare l'accesso in qualsiasi momento direttamente presso il fornitore.